A reforma tributária entrou em fase decisiva e exige ajustes práticos nas empresas já em 2026. Com a regulamentação da CBS (federal) e do IBS (estadual e municipal), 2026 é o ano de testes: desde janeiro vigora uma alíquota simbólica de 1% (0,9% de CBS e 0,1% de IBS), que serve para validar sistemas, notas fiscais e processos antes da cobrança "para valer". Não é hora de esperar 2027 chegar. Os ajustes em cadastros, ERP, notas fiscais, contratos e fluxo de caixa precisam começar agora, sob o risco de notas rejeitadas e perda de crédito. Veja, em formato de checklist, o que sua empresa deve organizar desde já.
Por que 2026 é o ano de se preparar
Embora a cobrança plena só comece a partir de 2027, a transição já está em curso e tem datas concretas. Em 2026, a alíquota-teste de 1% pode ser integralmente compensada com PIS e Cofins, e o recolhimento pode ser dispensado para quem cumprir corretamente as obrigações acessórias. Ou seja: o impacto financeiro deste ano é pequeno, mas o impacto operacional é grande.
O cronograma resumido ajuda a entender a urgência:
- 2026: ano de testes (alíquota de 1%), adequação de notas fiscais e sistemas.
- 2027: CBS entra com alíquota cheia e PIS/Cofins são extintos; começa o Imposto Seletivo.
- 2029 a 2032: ICMS e ISS caem gradualmente enquanto o IBS sobe.
- 2033: ICMS e ISS extintos; o novo sistema opera em 100%.
A lógica é clara: quem ajustar processos durante a fase de testes chega a 2027 com tudo rodando. Quem deixar para depois corre o risco de travar faturamento e perder créditos.
Ajustes 1 a 5: cadastros, notas, contabilidade e contratos
A seguir, os pontos mais sensíveis da adequação. Trate como uma lista de verificação para revisar com a sua contabilidade.
1. Revisar cadastros e classificação de produtos e serviços
O novo modelo deixa de separar "mercadoria" de "serviço": IBS e CBS incidem sobre operações com bens (materiais ou imateriais, inclusive direitos) e serviços. Na prática, isso exige revisar todo o catálogo de produtos e serviços, conferir CNAEs, NCMs e a base cadastral no ERP. Dados desatualizados levam a cálculo incorreto e a apropriação errada de créditos.
2. Adequar a emissão de notas fiscais
Este é o ajuste mais urgente do calendário. A partir de 3 de agosto de 2026, empresas do regime regular (Lucro Presumido e Lucro Real) não conseguirão emitir NF-e ou NFC-e sem preencher os campos de IBS e CBS — notas sem esses grupos preenchidos serão rejeitadas automaticamente pela Sefaz. O ambiente de homologação para testes está disponível desde julho. Para Simples Nacional e MEI, a obrigatoriedade começa em janeiro de 2027. Garantir que o sistema emissor já está atualizado é prioridade número um.
3. Reestruturar o plano de contas (IBS e CBS)
A contabilidade precisa de novas contas e centros de controle para registrar débitos e créditos de IBS e CBS separadamente — e, durante a transição, conviver com ICMS, ISS, PIS e Cofins ao mesmo tempo. Um plano de contas bem desenhado agora evita retrabalho e facilita a apuração e a compensação de créditos.
4. Revisar precificação e margens
Como IBS e CBS são tributos "por fora" e não cumulativos, a forma de calcular preço de venda muda. É o momento de simular o novo custo tributário por produto e serviço, revisar margens e entender como os créditos a recuperar afetam o preço final. Repassar ou absorver a mudança sem essa conta na ponta do lápis pode corroer o lucro.
5. Atualizar contratos e cláusulas tributárias
Contratos de fornecimento e prestação de serviços costumam tratar de tributos. Vale revisar cláusulas de reajuste, responsabilidade tributária e repasse de impostos, prevendo expressamente o tratamento de IBS e CBS na transição. Isso reduz disputas e dá previsibilidade nas renovações.
Ajustes 6 a 9: caixa, créditos, sistemas e equipe
Com a base cadastral, fiscal e contratual em ordem, o foco passa para o financeiro, a tecnologia e as pessoas.
6. Planejar o fluxo de caixa para o split payment
O split payment (pagamento dividido) é uma das mudanças mais profundas: no momento da liquidação financeira, o valor do imposto pode ser separado automaticamente e enviado direto ao Fisco, sem passar pelo caixa da empresa. A implementação será gradual — desenvolvida e testada em 2026, com a primeira etapa a partir de 2027 (inicialmente opcional em operações B2B, via Pix e boleto). Estão previstas modalidades como a completa (com compensação automática de créditos), a simplificada (retenção por percentual médio) e a inteligente. O efeito prático: o tributo deixa de ficar até 30 dias em caixa. Antecipar essa perda de "folga" no fluxo é essencial.
7. Reforçar a gestão de créditos e a validação de fornecedores
No novo modelo, o direito ao crédito (não cumulatividade) fica vinculado à autenticidade do documento fiscal. Notas que não correspondem a operações reais ou com dados incorretos podem impedir o aproveitamento do crédito — gerando risco financeiro imediato para quem compra. Por isso, é hora de higienizar a base de fornecedores, conferir a regularidade de quem emite suas notas e estruturar a conferência dos documentos de entrada.
8. Atualizar sistemas e ERP
Todos os ajustes acima dependem de tecnologia. O ERP precisa estar apto a calcular IBS e CBS, emitir documentos no novo layout, registrar créditos e gerar as obrigações acessórias (como adaptações na EFD). Verifique com o fornecedor do sistema o cronograma de atualização e teste tudo no ambiente de homologação antes de agosto.
9. Treinar a equipe e revisar obrigações acessórias
A mudança não é só de software: é de processo. Equipes fiscal, financeira e comercial precisam entender as novas regras de emissão, créditos e prazos. Em 2026, lembre-se de que o recolhimento da alíquota-teste pode ser dispensado para quem cumprir as obrigações acessórias corretamente — o que torna o domínio dos novos registros ainda mais valioso.
O risco de deixar para a última hora
A combinação de notas rejeitadas a partir de agosto, perda de crédito por documento inválido e aperto no caixa pelo split payment forma um cenário em que o atraso custa caro. Empresas que tratarem 2026 como "ano de teste de verdade" — emitindo, conferindo e ajustando — chegam a 2027 com segurança. As que adiarem podem enfrentar bloqueio de faturamento justamente no início da cobrança cheia.
A boa notícia é que cada item deste checklist é administrável quando feito com método e antecedência. O segredo é tratar a adequação como um projeto, com responsáveis e prazos, e não como uma corrida de última hora.
Como a Contclaro conduz a sua adequação
Cada empresa parte de um ponto diferente: regime tributário, setor, volume de notas e maturidade do ERP mudam totalmente o roteiro. Por isso, mais do que uma lista genérica, vale um diagnóstico do seu caso para definir o que priorizar, em qual prazo e com qual impacto no caixa.
É exatamente esse o trabalho que a Contclaro conduz: revisar cadastros, adequar a emissão de notas, reestruturar o plano de contas, simular preços e margens, organizar a gestão de créditos e preparar o fluxo de caixa para o split payment — sempre com clareza e precisão, traduzindo a reforma em passos concretos para o seu negócio. fale com a Contclaro e comece hoje a sua adequação à reforma tributária, sem sustos em 2027.
